Sistem Penyusutan Rekam Medis

Telah dibahas dalam posting sebelumnya (Sistem Retensi Rekam Medis) bahwa berkas rekam medis boleh disimpan lebih lama dari angka tahun dalam tabel JRA. Namun jika kapasitas ruang filing sudah padat maka perlu dilakukan pemilihan dan pemilahan (pemisahan) terhadap berkas rekam medis yang sudah inaktif.

Untuk diingat kembali bahwa :

• berkas rekam medis aktif yaitu berkas rekam medis yang masih digunakan untuk pelayanan pasien yang bersangkutan, 
  
• berkas rekam medis inaktif yaitu berkas rekam medis yang sudah tidak digunakan lagi untuk pelayanan pasien yang bersangkutan selama minimal masa yang tercantum dalam tabel JRA diatas atau lebih dari itu.
  

Berkas rekam medis inaktif ini kemudian diturunkan dari rak penyimpanan dan dipindahkan ke ruang filing inaktif. Kegiatan memilih dan memilah (memisahkan) berkas rekam medis aktif dan inaktif inilah yang disebut sebagai penyusutan.

Filing inaktif bisa berupa ruangan tersendiri atau bisa juga "sekedar" lemari atau kardus. Tentu hal ini bergantung pada kondisi dan kemampuan masing-masing fasyankes.

Dengan dipisahkannya berkas rekam medis inaktif maka rak penyimpanan rekam medis aktif bisa menjadi lebih longgar lagi.

Rak yang sudah terlalu padat dapat mempersulit dan memperlambat proses penyimpanan (filing) dan pencarian kembali (retrieving) rekam medis. Selain itu, penyimpanan yang padat juga cenderung menjadi tidak rapi, kusut, dan berkas menjadi mudah rusak/ robek

Jadi, hasil dari proses penyusutan adalah terpisahnya berkas rekam medis inaktif dari berkas rekam medis yang masih aktif.

(Artikel / modul selanjutnya : Sistem Penilaian Rekam Medis)