- "RS saya mau melakukan retensi, bagaimana mulainya?"
- "di RS saya selama ini,sudah hampir 20 tahun sejak berdiri, belum pernah melakukan retensi dan sekarang ruang filing sudah sangat penuh. Bagaimana prosedur retensi RM?"
- dan sebagainya.
Untuk menjelaskan masalah retensi RM ini, berikut ini saya coba susun artikel singkat tentang sistem retensi RM.
Setelah berkas rekam medis disimpan dan dijajarkan menurut sistem yang ditentukan, maka masalah berikutnya yang perlu dipikirkan adalah masa penyimpanan berkas rekam medis tersebut, misalnya :
- berapa lama berkas rekam medis harus disimpan ?
- apakah semua berkas rekam medis diperlakukan sama masa penyimpanannya ?
- bagaimana cara memusnahkan berkas rekam medis yang sudah tidak digunakan lagi ?
- dan sebagainya.
Hal-hal yang dipertanyakan tersebut diatas adalah hal yang berkaitan dengan sistem retensi, penyusutan, dan pemusnahan berkas rekam medis.
Retensi berarti menyimpan. Jadi sistem retensi adalah sistem yang mengatur jangka waktu penyimpanan berkas rekam medis (bukan sistem yang mengatur tata cara pemusnahan rekam medis). Permenkes 269/Menkes/Per/III/2008 dalam bab IV pasal 8 mengatur bahwa :
- Rekam medis pasien rawat inap di rumah sakit wajib disimpan sekurang-kurangnya untuk jangka waktu 5 (lima) tahun tehitung dari tanggal terakhir pasien berobat atau dipulangkan;
- Setelah batas waktu 5 (lima) tahun sebgaimana dimaksud pada ayat (1) dilampaui, rekam medis dapat dimusnahkan, kecuali ringkasan pulang dan persetujuan tindakan medik.
- Ringkasan pulang dan persetujuan tindakan medik sebagaimana dimaksud pada ayat (2) hanya disimpan untuk jangka waktu 10 (sepuluh) tahun terhitung dari tanggal dibuatnya ringkasan tersebut.
Dalam pasal 9 dinyatakan bahwa :
- Rekam medis pada sarana pelayanan kesehatan non rumah sakit wajib disimpan sekurang-kurangnya untuk jangka waktu 2 (dua) tahun terhitung dari tanggal terakhir pasien berobat.
- Setelah batas waktu sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilampaui, rekam medis dapat dimusnahkan.
Secara umum, hingga saat ini profesi perekam medis masih menganut acuan umum yang menyatakan bahwa berkas rekam medis disimpan minimal 5 tahun sejak tanggal terakhir pasien berobat (atau sejak pasien meninggal dunia).
Dalam Surat Edaran Direktur Jenderal Pelayanan Medik no.HK.00.06.1.5.01160 tahun 1995 disebutkan pula mengenai jadwal retensi arsip (JRA) berkas rekam medis (lihat tabel dalam galeri yang terlampir dalam posting ini).
Dari tabel JRA tersebut tampak ada pengertian yang perlu dipahami tentang berkas rekam medis aktif dan inaktif. Demikian pula dengan masa retensi, dikenal ada 2 macam yaitu masa retensi aktif dan masa retensi inaktif.
Angka-angka yang tercantum dalam tabel JRA tersebut merupakan angka acuan minimal. Jadi berkas rekam medis boleh saja disimpan lebih lama dari angka dalam tabel asalkan ruang filing (baik aktif maupun inaktif) masih cukup daya tampungnya.
Selain tabel JRA tersebut, rumah sakit juga bisa membuat kebijakan retensi sesuai dengan kebutuhan rumah sakit tersebut. Rumah sakit pendidikan umumnya akan meretensi (menyimpan) berkas rekam medisnya lebih lama, baik yang aktif maupun inaktif.
Berkas rekam medis kasus hukum (medikolegal), misalnya kasus pembunuhan; penganiayaan; pemerkosaan; pengguguran kandungan, harus diretensi minimal 20 tahun sebagai berkas aktif.
Kasus-kasus tertentu yang dianggap sangat bernilai, misalnya kasus HIV/AIDS; operasi pemisahan kembar siam; operasi penyesuaian organ kelamin (gender reassigment); SARS; flu burung; dan sebagainya, umumnya akan disimpan selamanya karena memiliki nilai keilmuan kedokteran yang masih terus berkembang. Berkas-berkas rekam medis seperti ini tidak dimusnahkan dan akan terus diretensi, atau disebut juga diabadikan.
Berkas rekam medis aktif yaitu berkas rekam medis yang masih digunakan untuk pelayanan pasien yang bersangkutan. Berkas rekam medis inaktif yaitu berkas rekam medis yang sudah tidak digunakan lagi untuk pelayanan pasien yang bersangkutan selama masa yang tercantum dalam tabel JRA diatas atau lebih dari itu.
Misalnya, untuk pasien gangguan jiwa dengan pelayanan rawat jalan (RJ) berkas rekam medisnya akan tetap disimpan di ruang filing sebagai berkas aktif sampai 10 tahun sejak terakhir digunakan untuk pelayanan. Jadi jika pasien gangguan jiwa tersebut datang berobat jalan terakhir tahun 2000 dan tidak pernah datang lagi (atau meninggal dunia) sampai tahun 2010, maka berkasnya sudah memenuhi masa retensi sebagai berkas aktif dan dapat dipindahkan ke tempat penyimpanan berkas rekam medis inaktif. Berkas pasien ini akan disimpan di ruang filing inaktif selama minimal 5 tahun (sesuai tabel JRA). Jika sudah melewati penyimpanan minimal 5 tahun di ruang filing inaktif dan pasien tetap tidak pernah datang lagi (atau memang sudah meninggal dunia) maka berkas pasien ini bisa disiapkan untuk dinilai dan (mungkin) dimusnahkan (sistem penilaian dan pemusnahan berkas rekam medis akan dibahas kemudian).
Seandainya berkas rekam medis sudah menjadi inaktif dan sudah dipindahkan keruang filing inaktif lalu pasien datang berobat lagi maka berkas rekam medis akan diambil kembali dan setelah digunakan untuk pelayanan akan disimpan di ruang filing aktif lagi (lihat diagram dalam galeri yang terlampir dalam posting ini).
Jadi, hasil dari proses retensi adalah tersimpannya berkas rekam medis aktif (di ruang filing aktif) dan berkas rekam medis inaktif (di ruang filing inaktif) sesuai masa simpan yang telah ditentukan.
Nah, dari uraian diatas, mudah-mudahan tidak ada lagi pertanyaan yang menyebutkan bahwa "RS saya selama ini belum pernah melaksanakan retensi." (mungkin yang dimaksud adalah "RS saya selama ini belum pernah melaksanakan penyusutan.")
Silahkan sampaikan comment disini dan kita diskusikan.
Semoga bermanfaat.
(Artikel / posting terkait selanjutnya : Sistem Penyusutan Rekam Medis)